Najkrótsza odpowiedź

Nie porównuj liczby modułów. Porównaj wykonanie tych samych zadań, dostępność dla wszystkich użytkowników, odpowiedzialność dostawcy, pełny koszt oraz sposób działania w sytuacji awarii. Poproś o pokazanie systemu na żywo, a nie wyłącznie prezentację slajdów.

1. Zmapuj cały proces sesji

Przygotowanie: porządek, projekty uchwał, załączniki, terminy i uprawnienia.
Dystrybucja: dostęp radnych do aktualnych materiałów oraz informacja o zmianach.
Prowadzenie: kolejka mówców, punkty obrad, prezentacja dokumentów i kontrola czasu.
Głosowanie: identyfikacja, potwierdzenie głosu, wynik, log i protokół.
Transmisja: obraz, dźwięk, aktywny mówca, informacje na obrazie i zachowanie przy przerwie sieci.
Publikacja: nagranie, napisy, transkrypcja, dokumenty, wyniki i wyszukiwanie.

2. Wymagaj demonstracji konkretnych zadań

Każdy dostawca powinien otrzymać ten sam scenariusz. Przykład: dodanie punktu i dokumentu, zmiana porządku, głosowanie imienne, utrata połączenia jednego radnego, wznowienie transmisji, korekta nazwiska w napisach oraz odnalezienie wypowiedzi w archiwum.

Zapisz rezultat: liczba kroków, czas wykonania, komunikaty błędów, zachowanie na telefonie i możliwość obsługi bez myszy są bardziej miarodajne niż sama deklaracja posiadania modułu.

3. Sprawdź funkcje dla każdej roli

Biuro Rady

Tworzenie sesji, wersjonowanie dokumentów, publikacja, protokoły i raporty.

Przewodniczący

Prowadzenie punktów, dyskusji i głosowań z czytelnym stanem systemu.

Radny

Materiały, wyszukiwanie, głosowanie, potwierdzenie i praca na urządzeniu mobilnym.

Informatyk

Role, logi, kopie, integracje, monitoring, eksport i obsługa incydentów.

Mieszkaniec

Dostępna transmisja, archiwum, dokumenty, wyniki, napisy i wyszukiwanie.

4. Dostępność musi obejmować więcej niż kontrast

Pełna obsługa klawiaturą i widoczny fokus.
Czytniki ekranu, logiczne nagłówki i komunikaty o zmianie stanu.
Powiększenie 400%, reflow i cele dotykowe.
Napisy, transkrypcje i dostępny odtwarzacz.
Dostępne dokumenty publikowane przez JST.
Test ręczny konkretnego panelu oraz wersji produktu.

Zobacz pełną listę wymagań dostępności eRada.pl.

5. Bezpieczeństwo i ciągłość działania

Poproś o opis ról i uprawnień, uwierzytelniania, logowania operacji, szyfrowania, lokalizacji danych, podwykonawców, retencji, kopii zapasowych, odtwarzania usługi i zgłaszania incydentów. Parametry muszą znaleźć się w dokumentacji lub umowie, a nie tylko na stronie marketingowej.

6. Policz całkowity koszt

Porównanie powinno obejmować wdrożenie, konfigurację, sprzęt, szkolenia, migrację, integracje, transmisję, przechowywanie nagrań, napisy, SMS, wsparcie, aktualizacje i zakończenie umowy. Zapis „w cenie” wymaga określenia limitu i okresu.

7. Ustal zasady wyjścia i przenoszenia danych

JST powinna wiedzieć, w jakich formatach otrzyma dokumenty, wyniki, logi, nagrania i transkrypcje, jak długo trwa eksport, kto ponosi jego koszt oraz kiedy dane zostaną usunięte po zakończeniu współpracy.

Lista pytań do dostawcy

Pokaż pełny przebieg przykładowej sesji na działającym systemie.
Co stanie się po przerwaniu internetu lub zasilania?
Które elementy oferty mają limity i jak są mierzone?
Jak potwierdzono dostępność panelu radnego i Portalu Mieszkańca?
Kto i w jakim czasie koryguje transkrypcję?
Jakie formaty eksportu otrzyma JST po zakończeniu umowy?
Jakie parametry wsparcia są wpisane do SLA?
Które integracje są standardowe, a które dodatkowo płatne?

Kryterium odbioru

System przechodzi odbiór dopiero wtedy, gdy przedstawiciele wszystkich ról wykonają uzgodnione scenariusze, dostępność zostanie sprawdzona ręcznie, eksport danych zadziała, a zachowanie awaryjne będzie udokumentowane.

Jak wybrać system do obsługi Rady i sesji JST